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SoDoct

Le dpt numrique des thses


SoDoct est une application développée à l’université de Caen Normandie pour dématérialiser le processus de dépôt des thèses. Elle a été présentée sous forme de poster (pdf - 220 Ko) au congrès de l’ABES · Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur les 10 et 11 mai 2017. Ce congrès, qui rassemble chaque année les professionnels issus du monde de la documentation et des bibliothèques de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, constitue un moment privilégié de discussions et d’échange sur leurs pratiques pour les différents réseaux coordonnés par l’ABES : le réseau SUDOC par exemple, ou en l’occurrence le réseau des thèses symbolisé par le moteur de recherche des thèses de doctorat françaises : http://www.theses.fr/

SoDoct a été développée dans le cadre d’un projet plus large de valorisation des thèses de l’université, reposant sur une modification des modalités de dépôt de la thèse avec le passage au dépôt numérique. Celui-ci offre en effet de bien meilleures perspectives de diffusion pour les doctorants qui le souhaitent, en particulier sur internet. L’université de Caen s’est pour cela rapprochée de l’ABES. Une convention a été établie pour utiliser STAR · Signalement des Thèses, Archivage et Recherche, l’outil national permettant le signalement des thèses pour affichage dans theses.fr ainsi que le transfert des fichiers vers un centre d’archivage spécialisé (le CINES · Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur).

SoDoct est né d’une double volonté :
  • dématérialiser la procédure de dépôt en même temps que le dépôt lui-même.
    • Pas de circulation de fichiers sur des clés USB : les fichiers sont déposés en ligne
    • Pas de formulaire à remplir : les informations sont récupérées d’Apogée, puis complétées en ligne
    • Pas de signature : les personnes / services concernés s’identifient et les validations se font en ligne
  • Intégrer le processus de dépôt numérique au processus de soutenance dans son ensemble
    • Pas de juxtaposition avec les procédures existantes, intégralement revues à cette occasion
    • Respect du nouvel arrêté sur la formation doctorale de mai 2016, avec notamment le dépôt de la thèse un mois avant soutenance
    • Respect de l’ordre d’enchaînement des différentes opérations, liées ou non au dépôt

SoDoct est utilisée depuis le mois de décembre 2016. Elle est l’aboutissement d’une année d’étroite coopération entre la Direction du Système d’Information, le Bureau des Doctorats et le Service Commun de la Documentation de l’université de Caen Normandie.

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Dernière modification : 9 mai 2017


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